Tie­to­suo­ja­se­los­te

Rekis­te­rin­pi­tä­jä

Rau­ta­poh­ja Oy
Ket­tu­kal­lion­ka­tu 1
84100 Yli­vies­ka
p. 08 4109 300
rautapohja.fi
Y‑tunnus

Rekis­te­ri­asiois­ta vastaava

Tero Nis­si­lä
p. 044 510 9318
tero.nissila@k‑rauta.fi

1. Rekis­te­rin nimi

Rau­ta­poh­ja Oy:n asia­kas- ja asia­kas­ryh­mä­re­kis­te­ri sekä markkinointirekisteri.

2. Rekis­te­ris­sä ole­vat tiedot

Asia­kas­tie­dot ja asiak­kuu­teen liit­ty­vät tie­dot sekä mark­ki­noin­tiin liit­ty­vät tiedot.

3. Rekis­te­riin kerät­tä­vät tiedot

• Yri­tyk­sen ja/ tai yhteys­hen­ki­lön etu- ja suku­ni­mi, käyn­ti- ja pos­tio­soi­te, säh­kö­pos­tio­soi­te, puhelinnumero
• Koti­si­vu­jen verk­ko-osoi­te, ylei­ses­ti saa­ta­vil­la ole­vat luokittelutiedot
• Tie­dot mark­ki­noin­nin luvis­ta ja kielloista
• Yhteys­hen­ki­löi­den itsen­sä anta­mat luo­kit­te­lu­tie­dot ja toimenkuvatiedot
• IP-osoi­te­tie­to tai muu pal­ve­lun kaut­ta saa­ta­va teletunniste
• Tie­dot asiakaspalautteista
• Tilaus‑, toi­mi­tus- ja laskutustiedot
• Eväs­täi­den kaut­ta kerät­tä­vät tiedot

Muut asiak­kaas­ta tai asia­kas­ryh­mäs­tä pal­ve­lu­ja käy­tet­täes­sä kerät­tä­vät tiedot

• Pal­ve­lun tuot­ta­mat tie­to­jou­kot ja niis­tä koos­tet­ta­va raport­ti­tie­to sekä historiatiedot.
• Verk­ko­pal­ve­lus­ta kerä­tyt tie­dot; ulkoi­sen jär­jes­tel­mä­toi­mit­ta­jan tuot­ta­mat tiedot
• Tal­len­nam­me rekis­te­riim­me tie­dot, jot­ka rekis­te­röi­ty itse toi­mit­taa yhtey­den­ot­to­lo­mak­keel­la Rau­ta­poh­ja Oy:n verk­ko­si­vus­ton kaut­ta tai säh­kö­pos­til­la asiak­kuu­teen tai tar­jot­tuun pal­ve­luun liittyen.

4. Rekis­te­rin tarkoitus

Hen­ki­lö­tie­to­ja käsi­tel­lään hen­ki­lö­tie­to­lain (523/99) ja EU:n ylei­sen tie­to­suo­ja-ase­tuk­sen (679/2016) sal­li­mis­sa ja edel­lyt­tä­mis­sä rajois­sa ja tavoil­la. Rekis­te­riä käy­te­tään ole­mas­sa ole­vien lakien ja ase­tus­ten mukaisesti:

• asia­kas­suh­teen hoi­ta­mi­seen, yllä­pi­toon ja kehittämiseen
• pal­ve­lun tuot­ta­mi­seen ja kehittämiseen
• sisäi­seen koulutukseen
• pal­ve­lui­den ja asiak­kai­den ryhmittelyyn
• pal­ve­lus­ta viestimiseen
• pal­ve­lun laskuttamiseen
• tar­vit­taes­sa perintätoimiin

Rekis­te­riin kerät­tä­vät tie­dot ja nii­den käyt­tö nou­dat­taa kai­kil­ta osin lais­sa ja ase­tuk­ses­sa mää­ri­tel­ty­jä perus­tei­ta ja tie­don käy­tös­sä nou­da­te­taan kaik­kien osa­puol­ten osal­ta tie­don­kä­sit­te­li­jän sekä rekis­te­rin pitä­jän vas­tui­ta ja velvoitteita.

Mark­ki­noin­ti­re­kis­te­rin tar­koi­tuk­se­na on vies­tin­nän, tie­dot­ta­mi­sen ja tar­vit­taes­sa eri­lais­ten suo­ra­mark­ki­noin­ti­toi­mien toteut­ta­mi­nen kuten säh­kö­pos­ti­kir­jeet, soi­tot tai muut rekis­te­röi­dyn toi­vo­mat yhteydenottotyypit.

5. Sään­nön­mu­kai­set rekis­te­rin tietolähteet

• Rau­ta­poh­ja Oy:n asiakasrekisteri
• Jul­ki­set verkkosivut.
• Asia­kas­pal­ve­lun tuot­ta­mat tie­dot käy­tet­ty­jen pal­ve­lu­jen osal­ta käsit­täen myös mah­dol­li­sen ulko­puo­li­sen jär­jes­tel­mä­toi­mit­ta­jan tuot­ta­mat tiedot
• Asiak­kai­den tuot­ta­mat ja toi­mit­ta­mat tiedot.

6. Sään­nön­mu­kai­set tie­to­jen luo­vu­tuk­set ja tie­to­jen siir­to EU:n tai Euroo­pan talous­a­lu­een ulkopuolelle

Tie­to­ja ei luo­vu­te­ta eikä myy­dä asia­kas­suh­teen kol­man­sil­le osa­puo­lil­le. Tie­to­ja ei luo­vu­te­ta ulko­mail­le, eikä EU:n tai Euroo­pan talous­a­lu­een ulkopuolelle.

Pal­ve­lun laa­dun var­mis­ta­mi­sek­si saa­tam­me luo­vut­taa tie­to­ja tek­ni­sil­le yhteis­työ­kump­pa­neil­lem­me, jot­ka käsit­te­le­vät tie­to­ja ainoas­taan pal­ve­lun toi­mit­ta­mi­sen edel­lyt­tä­mis­sä rajois­sa. Yhteis­työ­kump­pa­nit eivät käy­tä tie­to­ja mui­hin tar­koi­tuk­siin eivät­kä luo­vu­ta tai myy tie­to­ja kol­man­sil­le osapuolille.

Pal­ve­luis­ta kerät­tä­viä tie­to­ja tal­len­ne­taan ja luo­vu­te­taan tar­vit­taes­sa pal­ve­lun mah­dol­lis­ta­vil­le jär­jes­tel­mä­toi­mit­ta­jil­le ja hei­dän mää­rit­te­le­miin­sä rekis­te­rei­hin niil­tä osin, kuin on vält­tä­mä­tön­tä pal­ve­lun mah­dol­lis­ta­mi­sek­si ja se on jär­jes­tel­mä­toi­mit­ta­jan tie­to­suo­ja­se­los­tees­sa kuvattu.

7. Rekis­te­rin suo­jauk­sen periaatteet

Hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lys­sä nou­da­te­taan hyvän tie­don­hal­lin­ta­ta­van lisäk­si tie­to­suo­ja­lain­sää­dän­nön mukais­ta huo­lel­li­suus- ja suo­jaa­mis­vel­voi­tet­ta. Rekis­te­ri on suo­jat­tu ulko­puo­lis­ten käy­töl­tä ja se on tek­ni­ses­ti suo­jat­tu­ja niin rekis­te­rin­pi­tä­jän kuin myös jär­jes­tel­mä­toi­mit­ta­jien osal­ta. Tie­don­siir­ros­sa käy­te­tään lakien ja ase­tuk­sien mukai­sia tie­don­siir­ron suo­jauk­sia ja lakien ja ase­tus­ten mukai­sia tapoja.

Rekis­te­riin ja hen­ki­lö­tie­toi­hin pää­sy on ainoas­taan niil­lä Rau­ta­poh­ja Oy:n hen­ki­lös­tön jäse­nil­lä, joi­den työ­teh­tä­vät edel­lyt­tä­vät rekis­te­ris­sä ole­vien tie­to­jen käsit­te­lyä. Rekis­te­rin käyt­tö on suo­jat­tu hen­ki­lö­koh­tai­sil­la käyt­tä­jä­tun­nuk­sil­la ja sala­sa­noil­la. Rau­ta­poh­ja Oy:n hen­ki­lös­töä sitoo salas­sa­pi­to- ja vaitiolovelvollisuus.

Tie­to­jen käsit­te­lys­sä toteu­te­taan tar­peel­li­set toi­men­pi­teet hen­ki­lö­tie­to­jen suo­jaa­mi­sek­si asiat­to­mal­ta pää­syl­tä ja vahin­gos­sa tai lait­to­mas­ti tapah­tu­val­ta tie­to­jen hävit­tä­mi­sel­tä, muut­ta­mi­sel­ta, luo­vut­ta­mi­sel­ta siir­tä­mi­sel­tä taik­ka muun­lai­sel­ta lait­to­mal­ta käsit­te­lyl­tä. Digi­taa­li­ses­ti tal­len­ne­tut ja käsi­tel­tä­vät tie­dot ovat palo­muu­rein, sala­sa­noin ja mui­den tek­nis­ten toi­men­pi­tei­den avul­la suo­ja­tuis­sa tie­to­kan­nois­sa. Pape­ri­se­na käsi­tel­tä­vät tie­dot säi­ly­te­tään luki­tuis­sa tiloissa.

8. Hen­ki­lö­tie­to­jen säi­ly­ty­sai­ka ja ‑kri­tee­rit

Hen­ki­lö­tie­to­ja säi­ly­te­tään vain niin kau­an kuin on tar­peel­lis­ta. Tie­to­jen pois­ta­mi­sen ajan­koh­dat ja pois­ta­mis­käy­tän­nöt mää­ri­tel­lään ja van­hen­tu­neet sekä tar­peet­to­mat hen­ki­lö­tie­dot pois­te­taan. Hen­ki­lö­tie­to­jen säi­lyt­tä­mi­seen voi koh­dis­tua myös lain­sää­dän­nöl­li­nen velvoite.

9. Eväs­teet

Käy­täm­me verk­ko­si­vuil­lam­me eväs­tei­tä. Eväs­te on pie­ni, käyt­tä­jän tie­to­ko­neel­le lähe­tet­tä­vä ja siel­lä säi­ly­tet­tä­vä teks­ti­tie­dos­to, joka ei vahin­goi­ta käyt­tä­jien tie­to­ko­nei­ta tai tiedostoja.

Eväs­tei­den tar­koi­tuk­se­na on paran­taa ja mukaut­taa vie­rai­li­jan käyt­tö­ko­ke­mus­ta sivus­tol­la sekä ana­ly­soi­da ja paran­taa sivus­ton toi­mi­vuut­ta ja sisäl­töä. Eväs­tei­den avul­la kerät­ty­jä tie­to­ja voi­daan myös hyö­dyn­tää vies­tin­nän ja mark­ki­noin­nin koh­den­ta­mi­ses­sa sekä mark­ki­noin­ti­toi­men­pi­tei­den optimoinnissa.

Eväs­tei­den käy­tön tar­koi­tuk­se­na on paran­taa vie­rai­li­jan käyt­tö­ko­ke­mus­ta koti­si­vuil­lam­me sekä ana­ly­soi­da ja paran­taa sivus­ton toi­mi­vuut­ta ja sisäl­töä. Käy­täm­me tilas­to­jen kokoa­mi­seen ja tie­to­jen ana­ly­soin­tiin Google Ana­ly­tics ‑pal­ve­lua, jon­ka eväs­tei­den käy­tös­tä voi lukea enem­män hei­dän omal­la tie­to­suo­ja ja tur­val­li­suus ‑sivul­laan.

Vie­rai­li­jaa ei voi­da tun­nis­taa pelk­kien eväs­tei­den avul­la. Eväs­tei­den avul­la saa­tua tie­toa voi­daan kui­ten­kin liit­tää käyt­tä­jäl­tä mah­dol­li­ses­ti muus­sa yhtey­des­sä saa­tui­hin tie­toi­hin, esi­mer­kik­si käyt­tä­jän täyt­täes­sä lomak­keen sivustollamme.

Eväs­tei­den avul­la kerä­tään seu­raa­van­lai­sia tietoja:

• vie­rai­li­jan IP-osoite
• vie­rai­lun ajankohta
• sela­tut sivut ja sivu­jen katseluajat
• vie­rai­li­jan selain

Sivuil­lam­me vie­rai­le­val­la käyt­tä­jäl­lä on mah­dol­li­suus kos­ka tahan­sa estää eväs­tei­den käyt­tö muut­ta­mal­la selai­men­sa ase­tuk­sia. Useim­mat selai­noh­jel­mat mah­dol­lis­ta­vat eväs­te­toi­min­non pois­kyt­ke­mi­sen ja jo tal­len­net­tu­jen eväs­tei­den pois­ta­mi­sen. Eväs­tei­den käy­tön estä­mi­nen saat­taa vai­kut­taa sivus­ton toiminnallisuuteen.

10. Rekis­te­röi­dyn oikeudet

Hen­ki­lö­tie­to­la­ki 26 §:n ja EU:n GDPR ase­tus (679/2016) anta­vat rekis­te­röi­dyl­le oikeu­den tar­kas­taa, mitä tie­to­ja hänes­tä on Rau­ta­poh­ja Oy:n toi­mes­ta kerätty.

Rekis­te­röi­ty saa tar­kis­taa rekis­te­riin tal­len­ne­tut hen­ki­lö­tie­ton­sa lähet­tä­mäl­lä tar­kas­tus­pyyn­nön kir­jal­li­se­na rekis­te­röi­dys­tä vas­taa­val­le hen­ki­löl­le. Pyyn­nös­tä on käy­tä­vä ilmi hen­ki­lö­tun­nus ja alle­kir­joi­tus. Tar­kas­tus­pyyn­nön voi esit­tää rekis­te­rin­pi­tä­jäl­le myös hen­ki­lö­koh­tai­ses­ti Rau­ta­poh­ja Oy:n toimipisteessä.

Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus pyy­tää hän­tä kos­ke­vien vir­heel­lis­ten tie­to­jen oikai­sua, omien hen­ki­lö­tie­to­jen­sa pois­ta­mis­ta rekis­te­ris­tä tai nii­den siir­tä­mis­tä toi­sel­le rekis­te­rin­pi­tä­jäl­le. Oikeus ei kui­ten­kaan kos­ke tie­to­ja, joi­den säi­lyt­tä­mi­seen koh­dis­tuu muu lain­sää­dän­nöl­li­nen vel­voi­te. Rekis­te­rei­hin tal­len­net­tua his­to­ria­tie­toa pal­ve­lun käy­tös­tä voi­daan pyyn­nös­tä luo­vut­taa pal­ve­lua käyt­tä­neel­le hen­ki­löl­le sil­tä osin kuin se hän­tä koskee.

Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus kiel­tää tie­to­jen käyt­tä­mi­nen suo­ra­mai­non­taan, etä­myyn­tiin tai muu­hun suo­ra­mark­ki­noin­tiin sekä mie­li­pi­de- ja markkinatutkimukseen.

Rekis­te­röi­dyl­le voi­daan osoit­taa säh­köis­tä suo­ra­mark­ki­noin­tia, mikä­li rekis­te­röi­ty on anta­nut sii­hen suos­tu­muk­sen­sa. Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus kos­ka tahan­sa peruut­taa anta­man­sa suostumus.

Mah­dol­li­set eri­mie­li­syy­den rat­kais­taan ensi­si­jai­ses­ti neu­vot­te­le­mal­la rekis­te­röi­dyn kans­sa. Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus vie­dä hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyä kos­ke­va asia myös tie­to­suo­ja­vi­ran­omai­sen tutkittavaksi.